伝えたいことがあるのになかなか伝わらない。
伝わったと思っていたら全然伝わっていなかった。
相手に説明をする時に話がまとまらず自分で何を言っているか分からない。
こんな経験はありませんか?
私は結構あったりします(笑)
業種にもよりますがビジネスの場面では相手に物事を説明する場面がとても多くあります。
そんな時にスマートに伝えたいこと＝伝わったことにできれば鬼に金棒ですよね。
今回はその鬼に金棒となるべく「説明の一流、二流、三流」という本をご紹介していきたいと思います。
この本はタイトルの通り、一流、二流、三流なら、それぞれこう説明するといった具体的な言い回しが紹介されている一冊となっています。
説明の仕方を自分に当てはめてみると二流、三流の伝え方をしている場面が多く、同じページに一流の伝え方が載っているのは速習にとても役立ちました。
それでは一生使えるであろう説明の仕方の教科書をご紹介していきたいと思います!
目次
とても使える説明の方法
会議の場面
私の会社では1か月に1回会議があるのですがその時の伝え方をもっと良くする方法が載っていたので抜粋でご紹介しようと思います。
効率の良い会議については下記リンクでご紹介しています。
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今人気の一冊!トヨタから学ぶ、意義のある会議にする方法!!
世界に誇れる日本の企業トヨタ。 今回はそのトヨタの思考法が学べる「トヨタの会議は30分」という本をご紹介していきたいと思います。 日本の企業は無駄な会議が多いとよく聞きます。 実は私の会社も月に1回無 ...
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私の会社の会議はどちらかというと報告会といった内容なので数字に関して説明することがとても多くあります。
その際、今までは特に意識せず数字を伝えていたのですが一流は数字を2つ並べて説明するといった内容が記載されていました。
今までの「今月の数字は○○」といった報告の仕方をやめて「今月の数字は○○で前年比で言うと○○」といった説明の仕方にしようと思いました。
数字を2つ入れて説明することでその数字がどうなのかが分かりやすくなりますし、自分の考えも深くすることが出来ると感じました。
報告の場面
次は報告の場面を考えていきたいと思います。
報告の場面では良い報告もあれば悪い報告もあります。
良い報告の場合はあまり意識することはないかもしれませんが特に悪い報告の場面は気を付けなければいけません。
悪い事実を報告するのはなかなかメンタル的にもきつく、どうしても所感から説明しがちです。
悪い報告を所感から説明してしまうと言い訳に聞こえがちなので、悪い報告の時こそ「事実→所感」の順番で報告することを心がけましょう。
商品を説明するとき
商品を説明するときは商品を使用したその先の未来がどうなっているのかを意識して説明するようにしましょう。
これは前回ご紹介した「SPIN営業術」や「100日ファン化計画」にも近いことが説明されていました。
「SPIN営業術」と「100日ファン化計画」の記事をご紹介している記事はこちらです。
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営業の観点で見れば商品の性能を説明しがちですがそれだけでは二流です。
お客様に商品をご使用いただいた後にどのような変化が起きるのかを説明することを心がけましょう。
この時の考え方は「するとどうなる?」です。
お客様に豊かな将来を想像させることが出来ればそれはもう一流の営業マンです。
メール返信の際の箇条書き
メール返信の際などに有効なのが箇条書きです。
箇条書きは相手に分かりやすく物事を伝えることができます。
しかし何も考えずに箇条書きしていると逆に分かりづらい説明になってしまいます。
箇条書きするときは以下の点を気を付けましょう。
まず1つはグルーピングするようにしましょう。
グルーピングをしないと文章にまとまりがなく分かりにくい内容となってしまいます。
この時、1つの文章を30文字以内にするのがポイントです。
そして箇条書きは1つのグループについて3つ以内にまとめましょう。
これだけで劇的にわかりやすい内容になるはずです。
「説明の一流、二流、三流」の概要
概要
この本は6章編成となっています。
各場面に応じた説明について一流から三流はそれぞれどうするといった観点で説明がされています。
項目が小分けになっているのでからも見直しやすく、説明に関する教科書として長く役立てることができると思います。
この本の大枠は下記となっています。
- すごく伝わる説明
- 説明の組み立て方
- 説得力が増す説明
- プレゼンや人前での説明
- リモート・メールでの説明
- 説明上手になる心得
この本を読んでみて
この本を読んでみて自分の説明に足りない部分がピンポイントで明確になったのでとても良かったと思います。
普段は何気なしに説明していることでも少し改善すれば劇的に伝わりやすくなることが多々あります。
説明が上手いと相手に伝わりやすいだけでなく、自分のメリットになって返ってくることも多いので、これから説明の仕方などで困ったときはこの本をベースに学びなおしていこうと思います。
この本を読んでみて意識すること4つ!
- 会議の際は数字を2つ並べて説明する。
- 悪い報告をする時は事実→所感の順番で伝える。
- 箇条書きは3つのポイントを意識する。
- 商品説明の時はその先の未来を説明する。
まとめ
説明をする時によく困る方や得意でない方はぜひこの本を読んでみて下さい。
内容をすぐ意識出来て、自分のパワーアップにつなげられる本なのでおすすめです。
悪い例と良い例を合わせて学ぶことが出来るのですぐ頭に入ってきやすい内容となっていました。
気になった方は下記リンクから是非読んでみて下さいね!
