世界に誇れる日本の企業トヨタ。
今回はそのトヨタの思考法が学べる「トヨタの会議は30分」という本をご紹介していきたいと思います。
日本の企業は無駄な会議が多いとよく聞きます。
実は私の会社も月に1回無駄な会議を行っている典型的な会社です。
会議の意義はいろいろあると思いますが、大切な時間を割く限り、より良い方向に変えていくような議論をしなければ何の意味もないと思います。
私の会社の会議も無駄な資料作りやただの数字の報告会などが会議の主な内容です。
そんな無駄な会議やめにしませんか?
ではどうすれば意味のある会議にできるのか、トヨタの会議と私の会社の会議を比較して考えていきたいと思います。
目次
会議比較
私の会社の会議
それでは無駄が多い私の会社の会議を例に比較をしていきたいと思います。
まず私の会社の会議は月1回必ず行われます。
いわゆる定例会議というやつです。
参加者は上層部3人と部長・課長・担当営業マンです。
毎月の所要時間は平均1時間を超え、私の課に至っては毎月1時間半です。
特に時間設定があるわけではなく、内容を話し終えれば終了となります。
内容は①上層部から全社の数字の説明②課長から課の数字についての説明③担当営業マンから各客先の数字の説明④最後に各客先へ行っているアクションについて説明といった流れです。
勿論事前準備として上記内容についての3～5種類の資料提出を求められます。
ざっと毎月資料の作成に1時間＋会議1時間半＝合計2時間半が毎月の会議にかけている時間となります。
年間で約30時間、1日の稼働時間を8時間とすると年間3.75日分の時間を会議にかけているということになります。
課長は他に課の数字の資料や課員資料のまとめなども行うので3時間半ほどかかっているのではないでしょうか。
そして結局のところ1番重要なのはその会議の成果ですが、各担当から上層部への一方通行の報告なので特に成果を感じていることはありません。
強いて言うならば月に1回数字を見直しているということぐらいではないでしょうか。
まとめるとこんな感じです。
会議の頻度と所要時間
- 頻度 月1回
- 会議時間 1時間半
- 資料作成時間 1時間
- 合計所要時間 月1回2時間半
- 年間 約30時間（稼働時間で考えると3.75日）
- 参加者 上層部・部課長・担当営業マン
会議の内容
- 全社の実績について
- 課の実績について
- 各客先の実績について
- 各客先へのアクションについて
極限まで無駄を減らしたトヨタの会議
それでは極限まで無駄を減らしたトヨタの会議を見てみましょう。
まずトヨタは無駄な定例会議は一切なく、上司と部下の同席は認められていないそうです。
理由としては早いうちに部下に任せることで部下の成長を促進しているからだそうです。
そして内容にかかわらず所要時間は30分で設定され、30分で時間が足りない場合は必要な分数だけ延長しています。
内容は常に解像度の高い議題が求められ、主催者が参加者全員に議題の事前共有することが求められます。
しかし参加者全員に議題の事前共有をしておけばそれ以上の準備は求められず、あとは各個人が必要なものを勝手に推測して用意するといった文化だそうです。
そしてもう一つ重要なのは会議の最後に次の会議の内容を決めてから終了するといったルールもあるそうです。
これだけ無駄を省いていれば議題に集中でき、組織として改善を繰り返しながら良い方向に向かっていけると感じました。
まとめると以下のような感じです。
会議の頻度と所要時間
- 頻度 必要があれば随時
- 会議時間 原則30分（延長する場合は必要な分数）
- 資料作成時間 各自で勝手にやるので必要なし
- 参加者 上司と部下で一緒に参加することは原則禁止
内容
- 解像度の高い議題
- ※会議の最後に次回の議題を決めてから終了する
皆さんの会社の会議も無駄がないか、今一度見直してみましょう。
なぜ?を繰り返し、自分の頭でとことん考える
なぜを5回繰り返す
トヨタはなぜを5回繰り返す会社で有名です。
これは常に疑問を持ち、自分の頭で考える訓練をするという意味合いがあります。
確かにこの考えを持つと普段当たり前にしていることの中の無駄なことがどんどん減らされて効率化されていくのではないでしょうか。
実際普段の業務でマンネリ化していることはとても多く、本質を理解していることはとても少ないように感じます。
なぜの考えを持たずに言われたことをただこなしていくのは誰にでもできますし、自分の頭は衰退していくばかりだと思います。
私もトヨタに習って何にでも疑問を持ち、自分の頭で考える癖をつけていこうと感じました。
「トヨタの会議は30分」概要
概要
この「トヨタの会議は30分」という本は新卒でトヨタに入社され、その後様々な会社で活躍されている山本大平さん著書の一冊です。
実際にトヨタで働いていた内側からと転職してほかの会社から外側を見た人の本なのでとても説得力があります。
本書は先にも述べた会議の効率化という点だけでなく、コミュニケーション術や人間力の部分までトヨタ式思考について深く説明があるのでとても勉強になる一冊です。
自分を高めるのに必ず役立つ一冊ですので読んでみることをお勧めします!
この本を読んでみて
私はこの本を読んでみて、普段の仕事でもっと頭を使わないといけないなと感じました。
常に疑いの気持ちを持ち、物事の本質を見極め、自分の頭で考える癖をつけていかないとこれからの時代生きていけないと感じました。
やはり一流企業の取り組みは参考になることが多く、この本を読んでみてとても良かったと思います。
私の会社の無駄の多さも改めて実感しましたし、なかなかボトムアップできない企業なのでこれからは転職も視野に動いていきたいと感じました。
これから個で生きていけるだけの能力をつける意識をしていきたいと思いました。
この本から意識すること3つ!
- 常になぜと定義について考え、自分の頭で考える癖をつける。
- 自分の苦手と得意の判断をできるようになる。（すべてを経験してから野球のポジションに例えて考える。）
- 自分の苦手なことは他人に任せられるようになる。
まとめ
皆さんが働いている会社でも必ず無駄はあるのではないでしょうか。
その無駄について考え、改善案を考える癖をつけて見て下さいね!
この本を読んで知れることは以下の3点です!
- 常に改善を考える本質思考
- トヨタの効率の良い会議について
- 最速で伝えるコミュニケーション術
この本を読んで個人のスキルも上げていきましょう!
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