皆さんは重要度と緊急度のマトリクスをご存じでしょうか?
きっと一度はどこかで目にしたことがあると思います。
私自身そのマトリクスを参考に仕事の優先順位付けを行っていたのですが全然うまくいかず。。。
やってもやっても仕事が溜まっていくばかりでした。
どうしたらいいんだろうと思っていた時に出会ったのが「最強の優先順位」という本です。
どんな仕事でも思った通りに進められることは少なく、イレギュラーなことも多く発生します。
この本はそういった実践的なことも含めた優先順位のつけ方が紹介されているので仕事の効率を上げたい人にはぴったりの1冊です。
今回はこの「最強の優先順位」という本について記載していきたいと思います!
目次
優先順位付けが大切な理由
時間は有限
皆さんご存じの通り1日は平等に24時間あります。
しかし1日の中で仕事にあてられる時間は限られていますよね。
今の時代は昔と違い、限られた時間の中でたくさん成果を残すことが重要な時代です。
何気なく仕事をしていてもたくさんの成果を残すことはできません。
そこで限られた時間の中で効率よく仕事をするためにうまく優先順位をつける必要があります。
時間の価値＝給与!?
1日の時間は平等でも時間の価値は人によって違います。
例えば1日で100の成果を上げる人と1日で10の成果を上げる人では時間の価値は同じでしょうか?
もうお分かりの通り前者と後者の時間価値は違いますよね。
このように時間価値は人によって違い、給与にも反映してくるのでとても重要なことなんです!
給与を上げるには自分の時間価値を上げる必要があります。
優先順位付けは仕事の効率を上げて、自分の時間価値を最大化する有効な方法の1つです!
実はお金の価値も平等ではないんですよね。
お金と時間と人生の関係についての本をこちらで紹介しています。
ぜひ参考にしてみて下さい!
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DIE WITH ZERO!ゼロで死ぬ。人生を豊かにする生き方のすすめ。
人生が有限なのは誰もが知っている事実です。 ですが何の目的もなく生きている人はたくさんいます。 誰もが充実した人生を送りたいと願っているはずなのに。 特に若い方は今の日本の先行きの不透明さから将来への ...
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優先順位が狂う原因
仕事は思った通りに行かないのが普通
私は上記に記載した通り、今まで重要度と緊急度のマトリクスを参考に仕事の優先順位付けを行っていました。
このマトリクスの考え方は間違っていないのですが、仕事をしている上でイレギュラーなことって毎日のように発生します。
集中して取り組めば1時間で終わる仕事でも、イレギュラーな割り込み仕事が入ってきて結局3時間かかってしまったり…
前日寝不足で集中できずに無駄に時間がかかってしまったり…
もちろん原因はほかにもたくさんありますが自分の思った通りに行く仕事のほうが少ないのです!
自分のことをよく知ろう!
まず自分の場合はどんなことで時間を取られているか知ることが重要です。
私が効率よく仕事ができない1番の理由はお客さんからの問い合わせ電話が多いことでした。
いわゆる割り込み仕事ですね。
そのことが分かってから重要な仕事は電話が多い時間帯をずらしてスケジュールを組み、いちいち手を止めることなく仕事ができることで逆に早く仕事が終わるようになりました。
ですのでどんなことで時間を取られているか原因を知ることから始めてみて下さい!
「最強の優先順位」の概要
この最強の優先順位という本は6章で構成されています。
はじめの1章ではなぜ優先順位が狂うのかという理由の部分から始まり、最後の6章で実際に仕事がはかどる実践的な優先順位のつけ方が紹介されています。
優先順位付けは簡単なようで難しく、これがうまくできていないと仕事のすべてに影響を及ぼします。
逆に優先順位付けが上手な人はほとんどの仕事がうまくいくと言っても過言ではないでしょう。
本書の中では分割と集合といった考え方や仕事はボトルネックから解決するといった考え方が紹介されています。
例えばほとんどの仕事では1つの仕事を完結するのに複数の作業を要します。
複数ある仕事の1つ1つを作業単位で分割し、似ているもしくは一緒のような作業はまとめてやったほうが効率は上がりますよね。
このように一見当たり前のことから、この本でしか知れない優先順位の付け方も紹介されていて、明日からの仕事に役立てられる内容が盛りだくさんなのでぜひ読んでみて下さい!
この本を読んでみて感じたこと
私はこの本を読んでみてこれまでの仕事のやり方がいかに効率の悪いものだったのか気づかされました。
実際に自分が1つの仕事にかかる時間すらも大体でしか把握していなかったので、自分の見込みと大きくずれることもありました。
その結果どの仕事をするのにも余裕がなく、ミスが多くなってしまっていたのは言うまでもありません。
他にもすぐやれば10分で終わる仕事を今忙しいからと言った理由で先送りにして、結局後からやるべき事思い出すのに30分かかってしまったりと効率の悪い事をたくさんしていました。
実際にこういったことは見直せばすぐに改善できることが多く、この本を読んですぐに仕事に取り入れられました。
特に私はこの本を読んでみて以下の3つをこれから意識しようと思いました!
- 自分の仕事にかかる時間を把握する。
- 複数の仕事でも同じ作業はまとめて行う。（紙のコピーなど）
- すべての仕事で時間に少し余裕を持ってスケジュールを組む。
まとめ
普段何気なくやっている仕事でも少しやり方を変えるだけで圧倒的に効率を上げることができます。
本書にはその実用的なきっかけがたくさん記載されているので、仕事の効率の部分で悩んでいる方や向上心のある方はぜひ読んでみて下さい!
この本を読むと以下のことが確実に得られるのでお勧めです。
- 仕事の効率を上げられる。
- 効率が上がると他のことに使える時間が増える。
- 仕事以外の普段の生活でも時間の価値を最大化できる。
この「最強の優先順位」の中には仕事以外の生活にも活かせることがたくさんあるので是非読んでみて下さい!
